El modelo de teletrabajo ha traído ventajas reales: mayor producción sin desplazamientos, ahorro de espacio y flexibilidad, mejor conciliación familiar… Pero también supone un reto empresarial bastante serio.
Para empezar, el hecho de estar trabajando en casa hace que aumenten mucho las distracciones domésticas y fomenta esa multitarea que merma mucho la productividad. No estás al 100% ni a las cosas de tu casa ni a las cosas del trabajo. Eso hace que se haya observado un incremento del presentismo digital. Es decir, los empleados pasan más horas conectados, pero no necesariamente son más productivos.
Además, una «oficina doméstica» improvisada puede estar muy mal gestionada, ser pésima a nivel de ergonomía o estar muy mal ubicada provocando molestias físicas que acaben derivando en una baja laboral, pérdidas de tiempo constantes e incomodidad al permanecer varias horas en el puesto de trabajo.
Esto hace que el teletrabajo acumule un coste que casi nadie se para a calcular. Porque si, el teletrabajo bien gestionado es una fantástica herramienta, tanto para darle flexibilidad al empleado, como para que la empresa pueda deslocalizar el talento y tener una mayor oferta de candidatos para cubrir un mismo puesto de trabajo. Pero si no hay unos manuales claros de cómo afrontar el teletrabajo, puede acabar causando muchos disgustos a ambas partes.
Teletrabajar no es tan sencillo
Muchas compañías no tienen una política firme acerca de cómo afrontar el teletrabajo. Simplemente te dan «flexibilidad» para que puedas sacar el trabajo desde casa, pero no definen bien los horarios, ni los límites y ni siquiera las métricas de rendimiento. Esto hace que se incentive mucho la dispersión y el bajo rendimiento.
Además, se da por supuesto que el empleado ya sabe «teletrabajar bien». Pero la realidad es que pocos han recibido formación en gestión del foco, en cómo estructurar el día a día o en cómo mantener su energía en un entorno con tantas distracciones. Y este que está escribiendo este artículo sabe de lo que habla. Personalmente llevo +10 años trabajando desde casa y como no tengas una estructura y una disciplina muy marcada, la flexibilidad que parece que te aporta trabajar desde casa se acaba perdiendo en un mar de distracciones.
Si a esto le añades la monitorización de métricas erróneas, las videollamadas que a nivel laboral no te sirven para nada pero te obligan a estar allí para «tenerte controlado» o la facilidad que puedes tener para «hacer que estás» pero en realidad no estás, tenemos empresas donde se multiplican los inputs de trabajo, pero sorprendentemente los outputs en forma de resultados no solo no crecen, sino que se reducen.
Cómo aprender a teletrabajar
Aprender a teletrabajar debería ser imperativo para el empleado, pero igualmente necesario para la empresa que te ofrece la posibilidad de teletrabajar, ya que si no tienes una estructura y unos códigos mínimos para sacar trabajo desde tu casa, acabarás perdiendo mucho tiempo, con errores ergonómicos que a medio-largo plazo pueden causarte molestias físicas y con una sensación angustiosa de no saber separar la vida laboral de la vida personal. Sin contar con que para la empresa estas dificultades del empleado hacen que decaigan sus resultados y acaban por «echarle la culpa» al teletrabajo, cuando en realidad la culpa la tiene el teletrabajo MAL implementado.
Ventanas de foco obligatorias.
Define bloques de 60-90 min (máximo) sin reuniones para cada empleado, donde se pueda medir el rendimiento real de cada bloque en lugar de solamente medir las horas que pasa conectado al software. Así es como el empleado puede tener claras sus tareas y como maximizarlas y la empresa puede ver realmente cuánto trabajo se ha sacado adelante. Además, el hecho de «obligarte» a estar esos 60-90 minutos concentrado hace que se reduzcan mucho las distracciones.
Por eso es interesante (casi obligatorio diría yo), eliminar cualquier tipo de distracción que tú sepas que puede sacarte de ese estado de foco. Por supuesto el teléfono móvil es la primera, si no lo necesitas ponlo en silencio o mejor aún, ponlo en modo avión. Si necesitas navegar por internet usa bloqueadores de páginas web para que aunque tengas la tentación de mirar algo no relacionado con tu trabajo, no puedas hacerlo en esa franja de tiempo. La concentración es un recurso muy preciado, no la malgastes con otras cosas y aprovecha cada minuto del bloque.
Protocolo de inicio y cierre de jornada.
Establecer un ritual claro para comenzar y terminar el día hace mucho más fácil tener una desconexión real con tu vida personal. Sabes exactamente qué es lo que haces nada más empezar el día así como también sabes lo que haces para terminarlo. El protocolo inicial del día sirve para ver y organizar cuáles son las tareas que tienes que hacer hoy y el protocolo final sirve para revisar lo que hiciste y poder cerrar la jornada.
Checklist de ergonomía para trabajar en casa.
Trabajar en remoto no es suficiente. Normalmente es la empresa la que te facilitará los medios (materiales o económicos) para poder tener una estación de trabajo cómoda y eficiente. Pero incluso si eso no se llegara a cumplir, es tu deber asegurarte que el sitio donde estás plantado 8 horas al día sea un sitio adecuado. Debes tener una silla ergonómica, cómoda y ajustada a ti, un lugar con buena iluminación, con todas tus herramientas a tu alcance… En definitiva, tienes que crear un espacio agradable y ergonómico para trabajar. Nosotros impartimos un taller sobre ergonomía que es útil tanto para el trabajo en oficina como también para el teletrabajo en casa porque no, trabajar en casa no es más sencillo que trabajar en una oficina si no cuentas con las herramientas adecuadas.
Política clara de reuniones.
Las reuniones son las mayores causantes de pérdidas de tiempo constantes, así que fijar tiempos máximos de reunión por ejemplo de 45 mins hace que tengas que ir al grano desde el principio. Además, la frecuencia de las reuniones también es un problema, por lo que no sería recomendable hacer más de tres seguidas y que no supongan más del 40 % de la semana de un empleado.
Esto evita el agotamiento cognitivo y permite que el teletrabajo no se convierta en “estar en videollamada todo el día”.
Formación en productividad remota.
No basta con “te dejo el portátil y ya”. Ofrece formación para que tus equipos aprendan a gestionar interrupciones, optimizar pausas, evitar el agotamiento digital, fomentar su movilidad… Mide la velocidad de entrega, la calidad del trabajo y el nivel de energía autopercibido.
No todo el mundo tiene la misma capacidad para trabajar en un entorno tan personal, con tantas distracciones y no optimizado para el desempeño productivo. Por eso es muy necesario incluir formación para que el trabajador aprenda a aprovechar todas las ventajas que le aporta el teletrabajo, gestionando todas las barreras que se va a encontrar.
El teletrabajo es mucho más que trabajar desde casa
El teletrabajo ha llegado para quedarse, y ya no basta con verificar que “la gente está trabajando desde casa”. Si la organización no mide y gestiona las variables ocultas —energía, foco, ergonomía, calidad del resultado— puede estar incurriendo en costes invisibles: reducción de velocidad, aumento de errores, desgaste del equipo, rotación futura… Los directivos de RR.HH. y los responsables de bienestar tienen que empezar a hacer visible lo que hasta ahora no se estaba calculando porque teletrabajar es mucho más que trabajar desde casa.